商务流程与管理制度

商务部工作职责

一、总则

为了更好的对公司商务行为进行管理，提高销售工作的效率，特制定本流程与制度。所有的商务相关人员均应以本流程与制度为依据开展工作。

公司成立专门的商务部门负责公司订货，售货的相关商务工作，由财务部进行监督。 二、商务部员工职责 1、遵守公司制度

2、对公司产品销售定单中的商务流程和执行及完成情况负责.

3、汇总客户欠款数据,跟进业务人员对回款的执行及完成情况,负责汇总每月,每季度,每年度的销售报表，如在具体执行过程中遇特殊情况需变更计划的应及时向公司主管领导提出建议。

4、对客户发票整理,寄送,登记等相关发票事宜负责. 5、对公司售后服务中涉及与商务相关事务负责.

6、对《销售合同》《经销商协议》执行及登记,存档负责. 7、对与市场相关的法务事宜负责.

8、对本部门工作严格负责，及时处理工作中出现的任何问题，协调与各部门的工作关系，对重大问题及时向公司主管领导汇报。

三、商务部岗位 1、商务定单专员

由两人(P01 P02 ) 负责此项工作,工作内容如下: 1）P01在收到客户定单后, 商务定单专员分类来处理:

A:有协议的客户,在收到客户定单后,看是否符合以下条件,如满足可以直接交由P02. 1.是否有到期应付货款:付清到期应付货款,方可安排生产或是发货.

2.是否有现货:把客户没有库存的产品加入《市场部定单》中,与计划部确认交期回复客户.

3.是否是非标产品:对非标产品,如是旧非标,在加入《市场部定单》中,要特别注明,如是新非标,由业务员填写《非标评审单》,由市场主管,研发部主管签字后下发给计划部.

B:没有协议的客户,在收到客户定单后,交由合同专员做合同,当合同专员处理完合同,打印出客户回传的合同后, 看是否符合如上述A类中的条件,如满足可以直接交由P02.

2）当P01确认可以发货后,把定单或是合同,交由P02, P02输入至K3系统中,并推出《发货通知单》,把合同及定单复印一份交由财务审单人,在财务审核后,打出《发货通知单》交由仓库发货人,通知货运部,安排货运事宜,跟进货物在运输过程中的特殊事宜.P02负责对K3系统中客户信息的完善工作.

3）在售后给到《退换机单》后, P02按售后要求输入K3换机机器型号或是器件,按定单流程发货,

P02需跟进客户更换的机器或是器件,在退回后通知售后专员办理退货处理.

4）P01 P02在处理定单过程中会遇到:物流,售后,产品技术等问题,相关客户所问的问题,一定要登记并交由相关人员处理,遇到问题一定要有闭环,在必要情况下,还要协助跟进.

2、合同专员

1）在收到商务定单专员需做合同的定单时, 合同专员分类来处理:

A:我司中低压产品的标准合同, 合同专员对定单型号,价格,特殊要求认真审核,先做成电子版,再确认无误后打印出来,交收P02审核签字,再盖章传给客户,传真后务必确认客户是否收到.

B: 我司高压产品的标准合同, 合同专员对定单型号,价格,特殊要求认真审核,先做成电子版,再确认无误后打印4份出来,交收市场经理审核签字,再盖章邮寄给客户,跟进邮寄及让客户寄回2份原件回

公司,交由P01.

2）对客户协议的签订,协议由业务员填写,合同专员在收到业务员填写电子档协议时,认真审核后,打印2份出来交收市场经理审核签字,再盖章邮寄给客户,跟进邮寄及让客户寄回1份原件回公司,做好登记存档工作. 3）P02处理后的定单或是合同交由合同专员,合同专员对定单或是合同及协议,要做好电子档及纸质的存档工作.

3、帐务专员

1）帐务专员根据K3系统做好每天的台帐工作.

2）每月28与财务对帐,在对完帐后,做出每个欠款客户的对帐单,盖财务章在每月5号前传真给客户.把电子档的对帐单按片区划分好,发给每个片区的文员.

(我个人想法是对帐单由公司传真给客户,可催及对帐工作交由办事处文员来跟进,如帐务有什么问题,可以打电话问帐务专员)

3）客户开票:开票前提条件对于欠款客户是一定是回传了对帐单.帐务专员在开票前,一定是与客户财务沟通核对确认后,方可通知财务开票.填写发票寄送单,做好登记.在寄出的发票,如客户没有回传发票回执单,一定要打电话跟客户确认是否有收到发票,让客户回传发票回执单.

4）帐务专员汇总每月,每季度,每年的销售数据,汇总每月欠款客户数据,分发给业务人员.

5）对于收到的支票、承兑汇票、银行汇票,帐务专员要在当日将相关票据交财务部签收,并要求财务开据发收据,根据客户要求把收据传真或是寄送给客户.

4、售后专员

1）安排公司司机取客户寄回需维修机器及器件.

2）维修机器及器件回到公司后,与客户沟通如何处理,知会售后部门处理意见. 3）对过保的维修机器及器件根据售后部门的维修清单,做报价单给客户.

4）在客户确认维修后,通知售后部门维修,在收到维修费用后,在K3系统中做费用发票,维修机器及器件修好后再通知售后部门打出库单,安排出库.

5）负责办事处的器件领料及每月库存核对工作.

6）在收到符合退货的机器后,办理退货工作,输入K3系统中.

5.商务主管

1）协助商务定单专员,合同专员,帐务专员,售后专员处理相关疑难问题. 2）催款工作:跟进每月欠款客户回款情况,监督业务员对回款工作的执行情况 3）法务工作:配合律师处理法律案件的事宜.

4）高压部的工作:跟进高压客户的合同,生产情况,回款情况. 5）协调商务与各部门之间的问题

6）按时完成领导交待的各项工作,对于工作中出现的对重大问题及时向公司领导汇报. 7）协助业务员处理些疑难问题.