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Outlook使用技巧大全之一

时间:2023-07-29 来源:乌哈旅游
 Outlook使用技巧大全之一

将标题图标更改为文字

“收件箱”中的标题栏有些是用图标来表示的,为了使其更直观,可以用文字来标注,具体操作方法如下。

第1步 打开“收件箱”文件夹,执行“视图”→“排列方式”→“当前视图”→“设置列格式”命令,打开“设置列格式”对话框。

第2步 在“可用字段”列表中选择需要更改的字段名称,在“格式”下拉列表中将它设置为“带弹出列表的文本”,如图6-69所示。

图6-69

第3步 单击“确定”按钮完成即可,这样那些用图标来标注的项目都会以文字表示了。

更改工具栏下拉列表框的宽度

如果在某个工具栏上输入的文字内容超过了的列表框的宽度,就会出现只能看到所输入的一部分文字的情况。其实工具栏上的列表框宽度是可以改变的,具体实现步骤如下:

第1步 执行“工具”→“自定义”命令,打开“自定义”对话框。

第2步 在“自定义”对话框打开的情况下,单击选中要更改的列表框,用鼠标指向框的左边缘或右边缘,当指针变成一个双向箭头时,拖动边缘即可更改列表框的宽度,如图6-70所示。

图6-70

快速按类型整理“收件箱”中的邮件

如果收件箱存贮的邮件太多,而接收到邮件后又是按先后顺序放置在收件箱中的,这样,对于某些特殊的查找就不太方便,这时可以通过下面的方法将邮件按类型进行重新整理存储。

第1步 打开“收件箱”文件夹,执行“视图”→“排列方式”→“当前视图”命令,如图所示。

第2步 在其子菜单中可以选择“发件人”、“收件人”、“未读的邮件”等多种类型来对收件箱中的邮件进行重新整理。

设置新建邮件自动使用签名

如果需要在发送邮件时,自动应用签名效果,可通过下面的方法进行设置。 第1步 执行“工具”→“选项”命令,打开“选项”对话框。切换到“邮件格式”标签,单击“签名”按钮,如图6-71所示。

第2步 在打开的“创建签名”对话框中单击“新建”按钮,进入“创建新签名”对话框。

第3步 输入新签名的名称后单击“下一步”按钮,在“编辑签名”对话框中输入签名信息并对格式进行设置,如图6-72所示。

图6-71

图6-72

第4步 如果有自己的电子名片,可单击“联系人的新电子名片”按钮将电了名片导入进来。

第5步 设置完成后单击“确定”按钮,返回到“创建签名”对话框,在“预览”栏可以看到签名效果。

第6步 如果对签名效果不满意,可单击“编辑”按钮进行修改。连续单击“确定”按钮即可完成签名设置。

拆分大容量邮件

对于不能一次发送的大容量邮件,可将其进行拆分处理,让一个邮件分解成几部分,然后再传送出去。

第1步 执行“工具”→“账户”命令,在打开的对话框中选择“属性”命令,弹出“属性”对话框。

第2步 切换到“高级”标签,在“发送”栏勾选“拆分大小”,并设置好拆分的最小单位,就可以实现在发送大容量邮件时分批将邮件发送出去。

自动清空“已删除”文件夹

通常,在收件箱中删除掉的邮件还会保存到“已删除邮件”文件夹中,如果希望退出Outlook时能自动清空“已删除邮件”文件夹中的邮件,可以通过下面的步骤进行操作。

第1步 执行“工具”→“选项”命令,打开“选项”对话框,切换到

“其他”标签。

第2步 勾选“退出时清空‘已删除邮件’文件夹”复选项,然后单击“确定”按钮即可,如图6-73所示。

图6-73

回复邮件时不包含原邮件内容

当我们对某一封邮件进行回复时,在打开的回复邮件窗口中就会包含原邮件的

内容,如果希望在回复时不出现原邮件内容,则可以执行下面的操作。

第1步 执行“工具”→“选项”命令,打开“选项”对话框。

第2步 选择“首选参数”标签,单击“电子邮件选项”按钮,打开“电子邮件选项”对话框。

第3步 在“答复邮件时”下拉列表中选择“不包含邮件原件”选项,然后单击“确定”按钮即可。

同时查看收件箱和日历

如果想同时查看到收件箱、发件箱、联系人等某两个或多个文件夹,可以通过下面的方法将这些文件夹并排放在屏幕上。具体设置步骤如下:

第1步 在左边的“文件夹列表”中单击“收件箱”。

第2步 然后在“文件夹列表”中的“日历”快捷方式上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“在新窗口中打开”命令。

第3步 接着在Windows任务栏的空白区域单击鼠标右键,选择“纵向平铺窗口”选项即可。

允许保存或打开可能包含病毒的附件

默认情况下,用户不能打开可能含有病毒的附件,通过本设置可以取消这样的

限制。

第1步 在注册表编辑器中展开HKEY_CURRENT_ USER\\Software\\Microsoft\\Outlook Express子键。

第2步 在右侧窗口中新建或编辑一个名为“BlockExeAttachments”的DWORD键值项,将其键值改为1。

第3步 关闭注册表编辑器并重新启动系统,设置即可生效。

让答复邮件自动转发给其他联系人

如果需要将某一邮件的答复内容同时发送给其他相关人员,可通过下面的操作来实现。

第1步 在邮件编辑窗口中单击工具栏中的“选项”按钮,打开“邮件选项”对话框。

第2步 在“传递选项”栏中勾选“将答复发送给”复选框,然后单击“选择姓名”按钮,弹出“将答复发送给”对话框。

第3步 在“名称”栏中双击要答复的联系人,将其添加到“答复到”栏,然后单击“确定”按钮,即可在“将答复发送给”框中显示答复联系人,如图6-74所示。

图6-74

第4步 设置完成后单击“关闭”按钮,退出“邮件选项”对话框即可。 按类型整理“联系人”文件夹

除了使用建立文件夹的方式重新整理“联系人”文件夹外,还可以对“联系人”文件夹中的联系人进行分类,具体设置方法如下。

第1步 打开“联系人”文件夹,然后选中所有需要将其设置为同一个类别的联系人。

第2步 接着单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“类别”命令,打开“类别”对话框,在“可用类别”项中选择合适的类型,如图6-75所示。

图6-75

第3步 如果这些类型都不合适,单击“主类别列表”按钮可以创建新的类别,单击“添至列表”按钮,再单击“确定”按钮完成。

第4步 设置完成后,执行“视图”→“排列方式”→“类别”命令,所有的联系人就会按类别进行组合。

快速查看联系人的日记条目

如果在写日记时指定了某个联系人日记条目,则可以通过下面的方法快速查看某联系人的日记内容。

第1步 单击导航窗格中的“联系人”按钮,展开“联系人”文件夹。

第2步 双击要查看的联系人,弹出“联系人”对话框。

第3步 切换到“活动”标签,在显示下拉列表中选择“日记”选项,则和该联系人相关的所有日记条目就会在下面的列表中显示出来。

增加信箱的可用缓存

Workstation服务是用来把客户连接到Windows XP服务器的基本系统,通过修改注册表能增加信箱的可用缓存以防止丢失信件。

第1步 在注册表编辑器中展开HKEY_LOCAL_

MACHINE\\SYSTEM\\CurrentControlSet\\Services\\LanmanWorkstation\\Para- meters子键。

第2步 在右侧窗口中新建或编辑名为“Util- izeNtCaching”的DWORD键值项,将其值修改为“0”,则禁止缓存;如果值修改为“1”,则启用缓存。

第3步 关闭注册表编辑器并重新启动系统,设置即可生效。

下午13:00—17:00 B.实行不定时工作制的员工,在保证完成甲方工作任务情况下,经公司同意,可自行安排工作和休息时间。 3.1.2打卡制度 3.1.2.1公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间,实行不定时工作制的员工不必打卡。 3.1.2.2打卡次数:一日两次,即早上上班打卡一次,下午下班打卡一次。 3.1.2.3打卡时间:打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间; 3.1.2.4因公外出不能打卡:因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请,如因特殊情况不能事先申请,应在事毕到岗当日完成申请、审批手续,否则按旷工处理。因停电、卡钟(工卡)故障未打卡的员工,上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》,由直接主管签字证明当日的出勤状况,报部门经理、人力资源部批准后,月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。 3.1.2.5手工考勤制度 3.1.2.6手工考勤制申请:由于工作性质,员工无法正常打卡(如外围人员、出差),可由各部门提出人员名单,经主管副总批准后,报人力资源部审批备案。 3.1.2.7参与手工考勤的员工,需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理,并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。 3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生,应遵守相关请、休假制度,如实填报相关表单。 3.1.2.9 外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录; 3.2加班管理 3.2.1定义 加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。 A.现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制,各部门应按月工时标准,合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表,保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的,应扣减员工本人的存休或工资;对超出月工时标准的,应说明理由,报主管副总和人力资源部审批。

B.因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴,所以延时工作在4小时(不含)以下的,不再另计加班工资。因工作需要,一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天,超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员,一般情况下延时工作不计加班,因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作,可按以上标准计加班。 3.2.2.2员工加班应提前申请,事先填写《加班申请表》,因无法确定加班工时的,应在本次加班完成后3个工作日内补填《加班申请表》。《加班申请表》经部门经理同意,主管副总经理审核报总经理批准后有效。《加班申请表》必须事前当月内上报有效,如遇特殊情况,也必须在一周内上报至总经理批准。如未履行上述程序,视为乙方自愿加班。 3.2.2.3员工加班,也应按规定打卡,没有打卡记录的加班,公司不予承认;有打卡记录但无公司总经理批准的加班,公司不予承认加班。 3.2.2.4原则上,参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。 3.2.2.5加班工资的补偿:员工在排班休息日的加班,可以以倒休形式安排补休。原则上,员工加班以倒休形式补休的,公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。加班可按1:1的比例冲抵病、事假。 3.2.3加班的申请、审批、确认流程 3.2.3.1《加班申请表》在各部门文员处领取,加班统计周期为上月26日至本月25日。 3.2.3.2员工加班也要按规定打卡,没有打卡记录的加班,公司不予承认。各部门的考勤员(文员)负责《加班申请表》的保管及加班申报。员工加班应提前申请,事先填写《加班申请表》加班前到部门考勤员(文员)处领取《加班申请表》,《加班申请表》经项目管理中心或部门经理同意,主管副总审核,总经理签字批准后有效。填写并履行完审批手续后交由部门考勤员(文员)保管。

3.2.3.3部门考勤员(文员)负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部,逾期未交的加班记录公司不予承认。

“耶……”随着一阵欢呼声及掌声,我们的指挥走上舞台,领下“红歌比赛一等奖”的奖状。 你可别以为这只是一个偶然的画面,要知道,这次的成功可是用我们的汗水所换来的。 早在两个月以前,我们就接到了要举办“红歌比赛”的通知。本来时间还早,其他班对此还不大重视,可我们班的班主任似乎一刻也不能等,不仅给我们排好了班歌,还让我们在每天早晨、下午练歌,让我们做着充足的准备迎接挑战。有一次,我们班主任还特的请来了一位音乐老师来指导我们,特别准备了两节课来练歌。当然,我们也不负众望,练得十分认真:有的脸涨红了;有的嗓子练哑了;有的甚至还在这严寒之际,唱出了汗水,渗透了衣裳。离红歌比赛还有一两周了。我们班主任又给我们编了队形,还给我们制出了道具:整个道具呈圆形,飞盘状,一面是咱们班“北山雄鹰”的班徽,一面是代表咱们六班每一棵“小树苗”的绿叶。你可别小看它,它不仅是我们比赛的制胜“法宝”,而且,为了给我们班69名同学每人一个,我们班的几位同学硬是忍冻挨饿,直至晚上十点半左右,才完成了那69个道具。 还有几天就要比赛了,同学们抓的更紧了。在一次训练时,一个调皮的同学问道:“老师,你说我们会拿一等奖吗?”这句话打破了紧张的练习,大家都把目光投向班主任那儿。班主任笑着说:“当然啦!我们付出了这么多,如果连我们也拿不到第一,那恐怕就没有人敢去夺第一了。”班主任的一番话有使我们信心大增,再次点燃了我们心中的斗志,想着比赛做着最后的冲刺。

比赛当天,我们班除了领唱和指挥,其余人员全部穿着统一色的校服,配上鲜艳的红领巾,再加上耀眼的班徽,给人一种“不拿第一,誓不罢休”的感觉。比赛时,我们忘却了练习时的辛苦,忘掉了站在舞台上的紧张,只是注视着指挥的每一个手势、每一个动作,满怀激情地唱出那嘹亮的歌声,完全沉浸在这优美的旋律里。知道主持人说出:“红歌比赛一等奖的获得者是——初20××级6班!”便出现了开头的那一幕。 成功的花,人们只惊慕她现时的明艳!然而当初她的芽儿,渗透了奋斗的泪泉,洒遍了牺牲的血雨。

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