学术论坛 英语商务信函的文体特征 杨红英 （广西财经学院外语系 广西南宁 ５３０００３） 摘要：随着我国经济建设的快速发展，越来越多的商家投入到国际商务活动中。因此，英语商务信函的应用也越来越广泛。本文从文体 学的角度具体分析了英语商务信函庄具备的文体特征，以帮助商家成功进行商贸业务往来。 关键词：商务信函 文体特征 中图分类号：Ｇ７１ 文献标识码：Ａ 文章编号：１６７２－－３７９１（２００９）１０（ｂ）一０２３６—０２ 如果知道对方的姓氏和职衔，可以用 成对方因猜测不当而造成的误解。 －言语随情景的变化而产生各种言语变 体。英国语言学家Ｊ．Ｃ．Ｃａｔｆｏｒｄ（１９６５）曾指 Ｍｒ．或Ｍｓ加姓氏或职衔加姓氏； 出：“语言变体是其形式和（或）实质特征的 ・信的正文（Ｂｏｄｙ）； 一种分化，这种分化经常与某一特定的社 ・结尾（Ｃｌｏｓｉｎｇ）：常用Ｓｉｎｃｅｒｅｌｙ或Ｓｉｎ－ 会情境特征相互关联。”Ｈａｌｌｉｄａｙ（１９７８）， ｃｅｒｅｌｙ ｙｏｕｒｓ。如果跟对方较熟悉，还可以使 Ｇｒｅｇｏｒｙ＆Ｃａｒｏｌｌ（１９７８）也从情景语境 用Ｃｏｒｄｉａｌｌｙ； 角度提出情景语境变相制约了对语义系统 ・署名（Ｓｉｇｎａｔｕｒｅ）：署名应由写信人亲手 的选择，于是生成语篇，出现各种各样的语 签，并在署名下用电脑打出署名人的姓名 体。由此可见，对语体的研究已经成为现代 和职务（Ｎａｍｅ ａｎｄ Ｔｉｔｌｅ）。 文体学的一个重要组成部分。英语商务信 此外，英语商务信函有时还包括副本 函实际上是一种功能性很强的语体，它与 抄送（Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ／ｃｃ．）、附件（Ｅｎｃｌｏｓｕｒｅ／ 一般的英文信函有所不同，它的使用者是 Ｅｎｃ．）和附笔（Ｐｏｓｔｓｃｒｉｐｔ／Ｐ．ｓ）这几个部分。 公司或企业的业务人员，属于公文文体。它 １．２用词正式 是国际进出口贸易实务的一种重要交流手 英语商务信函常用比较正式的词汇， 段，是各国商家之间进行信息交流、树立公 少用不正式的口语体词汇。以下用表格举 司形象的一种通讯媒体。其主要内容包括 例说明： 建立业务关系、询价、报盘、还盘、订货、保 如表ｌ所示。 险、发货、装运、付款、索款、索赔等贸易环 １。３语言简洁 节。因此，基于英语商务信函本身的特点及 商场如战场。没有商家愿意把时间浪 其特定的使用范围，它在遣词造句和行文 费在阅读选词陈腐生涩难懂的信函上。因 风格等方面有着更为具体的规范化要求。 此，商务信函在选词上非常注意以下几点。 （１）选用通俗易懂的短词，少用长词。如 １英语商务信函的文体特征 表２。 徐有志（１９９２）按照话语基调将语言分 （２）选用常用词，不用技术或文学语言。 为正式体和非正式体（个人基调）。英语商务 如表３。 信函是一种公文文体，属于前者。因此，对 （３）用单词代替短语。 商务信函的写作要求就比较严格，它必须 如用ｎＯＷ代替ａｔ ｔｈｅ ｐｒｅｓｅｎｔ ｔｉｍｅ，用 坚持“公事公办”（ｂｕｓｉｎｅｓｓｌｉｋｅ）的写作标准。 ｉｆ代替ｉｎ ｔｈｅ ｅｖｅｎｔ ｔｈａｔ，用ｓｏｏｎ代替ｉｎ 而“时间就是金钱”这一商界行话已体现出 ｔｈｅ ｎｅａｒ ｆｕｔｕｒｅ等。英语商务信函在注意 讲求实效的商家们对时间与效率的高度重 选词简洁的同时还注意避免使用冗长的语 视。因此，商务信函还必须同时做到语言简 句。大多数英语商务信函中的句子，其平均 洁、语义明确。此外，由于商务信函的措辞 长度为２Ｏ个词左右，且多为简单句，常删去 是否得体、语气是否恰当会直接影响公司 不必要的单词。如以下下划线的词常为删 的商务形象，所以，商务信函写作还十分注 去的词：ｒｅｌａｔｉｖｅｌｙ ｃｈｅａｐｅｒ，ｔｒｕｅ ｆａｃｔｓ，ａ 重礼貌原则。以下就从结构固定、用词正 ｒｅａｌ ｄａｎｇｅｒ，ｕｓｕａｌ ｐｒａｃｔｉｃｅ，ｗｅａｔｈｅｒ 式、语言简洁、语义明确、语气礼貌这五个 ｃｏｎｄｉｔｉｏｎｓ，ｏｖｅｒａｌｌ ｌｅｎｇｔｈ，等等。 方面展开论述。 １．４语义明确 １．１结构固定 英语商务信函中的语句在传达商务信 商务英语信函的结构比较固定，通常 息时应该做到语义明确，不可摸棱两可，以 包括下列项目： 引起贸易伙伴的误解。因此，英语商务信函 ・信头（Ｌｅｔｔｅｒ Ｈｅａｄ）：包括发信人的公 在句型、段落的组织方面有如下几个特点。 司名称、地址、电话号码或传真号码。这些 （１）大量使用陈述句，使意思陈述得非 条目通常已经印刷在信笺的左上方； 常明白。 ・写信日期（Ｄａｔｅ）； （２）为了鼓动对方赶快订购信函中所推 ・收信人的姓名、职务、收信人的公司 销的商品，较多地使用祈使句。如。 ＿＇称以及公司的地址（Ｉｎｓｉｄｅ Ｎａｍｅ ａｎｄ Ｌｅｔ ＵＳ ｓｈｏｗ ｙｏｕ ｈｏｗ・・－ Ａｄｄｒｅｓｓ）Ｉ Ｔｅｌｅｐｈｏｎｅ ＵＳ ｏｎ・・－ ・信头主题词（ＳｕＮｅｃｔ Ｌｉｎｅ）｛ Ｃａｌｌ ａｔ ｏｕｒ ｓｈｏｗｒｏｏｍ ａｎｄ ｓｅｅ ｆｏｒ ・称呼语（Ｓａｌｕｔａｔｉｏｎ）：英语商务信函普 ｙｏｕｒｓｅｌｆ ｈｏｗ－・・ 遍使用“Ｄｅａｒ Ｓｉｒ（ｓ）”或“Ｄｅａｒ Ｍａｄａｍ（ｓ）”。 （３）多用完全句，少用省略旬，以避免造 ２３６ 科技资讯ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬ０ＧＹ ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ （４）为了避免含糊和混乱，需正确使用 人称代词，如： Ｗｅ ｗｉｌｌ ｎｅｅｄ ｔｏ ｃａｌｃｕｌａｔｅ ｔｈｅ ｎｕｍｂｅｒ ｏｆ ｒｅｓｉｄｅｎｔｓ ｉｎ ｅａｃｈ ｒｏａｄ． “我们”是指供货商还是用户，这句话 的语义非常含糊，很容易成为一个法律问 题。如果此时换成Ｉｔ ｗｍ ｂｅ ｙｏｕｒ ｒｅｓｐｏｎ－ ｓｉｂｉｌｉｔｙ ｔｏ ｃａｌｃｕｌａｔｅ ｔｈｅ ｎｕｍｂｅｒ ｏｆ ｒｅｓｉ— ｄｅｎｔｓ ｉｎ ｅａｃｈ ｒｏａｄ，语义就十分明晰了。 （５）商务信函的段落较短，语句衔接紧 密，逻辑性、概括性强，这便于对方从语篇 的角度对语义进行全面的理解。 １．５语气礼貌 表１ 常用 少用 Ｉｎｔｅｎｔ Ｗａｎｔ Ｃｏｍｂｌｅｔｅ Ｆｉｎｉｓｈ Ｐａｒｔｉｃｉｐａｔｅ Ｊｏｉｎ Ｄｅｌｉｇｈｔｅｄ Ｇｌａｄ Ｒｅｑｕｉｒｅ Ｗａｎｔ＼ｎｅｅｄ Ｓｃｈｅｄｕｌｅ Ｐｔａｎ Ｐｕｒｃｈａｓｅ Ｂｕｙ Ｓｕｒｆｉｃｉｅｎｔ Ｅｎｏｕｇｈ ｅｒｆｏｒｍ Ｔｅｌｉ 表２ 短语 长词 Ｂｅｌｉｅｆ Ａｓｓｕｒｅｐｔｉｏｎ Ａｂｏｕｔ Ａｐｐｒｏｘｉｍａｔｅｌｙ ＮＯＷ Ｃｕｒｒｅｎｔｌｖ Ｅｎｄ Ｔｅｒｍｉｎａｔｅ Ｓｅｎｄ Ｔｒａｎｓｍｉｔ Ｌａｔｅｒ Ｓｕｂｓｅｑｕｅｎｔｌｙ Ｐａｙ Ｒｅｍｕｎｅｒａｔｅ Ｓｐｅｅｄ ｕｐ ａｃｃｅｌｅｒａｔｅ 表３ 常用词 技术、文学方面用词 Ｓｈｏｒｔｅｎ Ａｂｂｒｅｖｉａｔｅ Ｉｎｃｒｅａｓｅ Ａｕｇｍｅｎｔ Ｄｒｉｎｋ Ｂｅｖｅｒａｇｅ Ｔｒｙ Ｅｎｄｅａｖｏｕｒ Ｗｒｏｎｇ Ｅｒｒｏｎｅｏｕｓ Ｃａｒｒｙ ｏｕｔ Ｉｍｐｌｅｍｅｎｔ Ｂｅｇｉｎ Ｉｎｉｔｉａｔｅ Ｓｔ－ｔＯＷ Ｅｖｉｎｃｅ 学术论坛 商务信函是一种具有特殊功能的文 章。信函双方是商务交易活动中的买卖双 （２）经常用被动语态，如： Ｗｅ ｗｅｒｅ ｆｏｒｃｅｄ ｔｏ ｃａｎｃｅｌ ｔｈｅ ｃｏｎｔｒａｃｔ． ＳＣＩＥＮＯＥ＆ＴＥＣＨＮ０Ｌ０ＧＹ ．一２００９ ＮＯ．２９皿圆 Ｓｉｔｕａｔｉｏｎ：Ｌａｎｇｕａｇｅ Ｖａｆｉｅｔｉ￣ａｎｄ ｔｈｅｉｒ Ｓｏｃｉａｌ Ｃｏｎｔｅｘｔ［Ｍ］Ｌｏｎｄｏｎ：Ｒｏｕｔｌｅｄｇｅ＆ Ｉｔ ｈａｓ ｃｏｍｅ ｔｏ ｏｕｒ ｎｏｔｉｃｅ ｔｈａｔ ｌｉｃｅｎｓｅ 方或银行、保险、各种代理等中介机构。信 Ｋｅｇａｎ Ｐａｕｌ Ｌｔｄ，１９７８． 函往来的目的是顺利地推进各种商务活 Ｔ／４４５ ｈａｓ ｎｏｔ ｂｅｅｎ ｒｅｎｅｗｅｄ． ［３］Ｈａｌｌｉｄａｙ，Ｍ．Ａ．Ｋ．Ｌａｎｇｕａｇｅ ａｓ Ｓｏｃｉａｌ 动。现代商务活动的交易双方地位都是平 Ｓｅｍｉｏｔｉｃ：Ｔｈｅ Ｓｏｃｉａｌ Ｉｎｔｅｒｐｒｅｔａｔｉｏｎ ｏｆ （３）为了语气婉转，还经常运用以ｉｔ为形 等的，所以商务信函的写作应基于一种相 式主语的句型，如： Ｌａｎｇｕａｇｅ ａｎｄ Ｍｅａｎｉｎｇ［Ｍ］Ｌｏｎｄｏｎ： Ｉｔ ｉｓ ｗｉｔｈ ｍｕｃｈ ｒｅｇｒｅｔ ｔｈａｔ ｗｅ ｈａｖｅ Ｅｄｗａｄ Ａｒｎｄｄ，１９７８． 互有礼、相互尊重的原则。Ｇｒｉｃｅ（１９７５：４５） ｏ ｔｅｌｌ ｙｏｕ ｏｆ ｏｕｒ ｄｅｃｉｓｉｏｎ ｔｏ ｗｉｎｄ ｕｐ ｔｈｅ ［曾提出，任何有意义的言语交际过程中，交 ｔ４】玛丽・特纳，罗伯特・亚伯拉罕特．商务 谈双方存在着一种默契，一条双方都必须 ｃｏｍｐａｎｙ． 英语写作［Ｍ］．西安：世界图书出版公 Ｉｔ ｉｓ ａ ｇｒｅａｔ ｐｌｅａｓｕｒｅ ｔｏ ｈｅａｒ ｆｒｏｍ 遵守的原则，即合作原则。只有双方遵守了 司，１９９７． ｙｏｕ ｈａｖｅ ｍａｒｋｅｔｅｄ ｔｈｅ ｎｅｗ ［合作原则，才能确保有意义交际的顺利开 ｙｏｕ ｔｈａｔ５］温赖特．英语商业信函写作指南［Ｍ】．北 展。难以想象如果在合作中缺少应有的礼 ｐｒｏｄｕｃｔ．京：商务印书馆国际有限公司，１９９６． 貌还能将合作顺利地推展下去。所以，商务 【６】许小平．国际商务英语写作［Ｍ】．武昌： 信函中运用礼貌的写作语气非常重要，它 ２结语 华中理工大学出版社，２０００． 最能体现商家的诚信形象。信函写作者在 综上所述，英语商务信函有其独特的 ［７】徐有志．现代英语文体学【Ｍ］．开封：河 行文时应注意以下三个方面： 文体特征：结构固定、用词正式、语言简洁、 南大学出版社，１９９２． （１）采用“收信人态度（ｙｏｕ—ａｔｔｉｔｕｄｅ）”的 语义明确、语气礼貌。熟悉和掌握这些特征 行文风格。 有利于我们提高商务信函的写作水平，更 在商务信函中少用第一人称作主语， 好地发挥商务信函的交际功能，促进商务 多用第二人称或第二人称物主代词加名词 活动双方的交流，从而获得最大的经济效 作主语，如： 益和社会效益。 ＹＯＵ ａｒｅ ｒｅｑｕｅｓｔｅｄ ｔＯ ｓｅｔｔｌｅ ｔｈｉｓ ａｃ－ ｃｏｕｎｔ ｏｎ ｔｈｅ １５ｔｈ ０ｆ ｔｈｉｓ ｍｏｎｔｈ． Ｙｏｕ ａｒｅ ｅｘｐｅｃｔｅｄ ｔｏ ｐｏｓｔ ａ ｃｈｅｑｕｅ ｔｏ ＵＳ． 参考文献 ［１】ｃａｔｆｏｒｄ，Ｊ．Ｃ．Ａ Ｌｉｎｇｕｉｓｔｉｃ Ｔｈｅｏｒｙ ｏｆ Ｔｒａｎｓｌａｔｉｏｎ［Ｍ］．Ｌｏｎｄｏｎ：Ｏｘｆｏｒｄ Ｕｎｉｖｅｒ－ ｓｉｔｙ Ｐｒｅｓｓ，１９６５． Ｙｏｕｒ ｐｒｏｍｐｔ ａｔｔｅｎｔｉｏｎ ｔｏ ｔｈｉｓ ｍａｔｔｅｒ ｗｏｕｌｄ ｂｅ ａｐｐｒｅｃｉａｔｅｄ． 【２］Ｇｒｅｇｏｒｙ，Ｍ．＆Ｓ．ＣａｒｒｏＨ．Ｌａｎｇｕａｇｅ ａｎｄ 做到两点：一是要认清岗位角色，深入到职 作用。 把上级的方针政策、指示精神传达到职工 工群体，细致入微地展开工作，以基层党务 群众中去，宣传到每个家庭，求得广大职工 工作者特有的职业品格影响职工，以党务 ５结语 群众的理解和支持，又要把职工群众的呼 工作者自己的人格魅力感染职工。二是要 在意职工的表情，是企业各项工作的 声带回到各级领导中来，使各级领导有的 讲究工作技巧，善于设置信息通路，与职工 立足点和归宿。只要我们在意了职工的表 放矢地开展工作，更加贴近实际、贴近群 真诚交流与沟通，以便于让职工的表情正 情，我们的工作就有成绩；只要我们在意了 众。特别是对职工群众关心的热点难点问 确地、顺利地传送到我们的感官。只有这 职工的表情，我们的形象就会高大；只要我 题，要主动释疑解惑，积极疏导教育，讲清 样，我们才能觉察到职工的表情，才能正确 们在意了职工的表情，我们才无愧于党，无 政策，严肃制度，使其得到职工群众的理 地、顺利地、有效地解决工作中的问题，才 愧于国家，无愧于企业，只要我们在意了职 解，为和谐油田建设作出贡献。 能“多做好事、少做错事，坚决不做坏事”。 工的表情，才能做到职工满意，企业和谐。 言以蔽之，在意职工的表情，要求我 在意职工的表情，还必须正确对待职 本着对职工、企业和社会高度负责的态度， 们的工作具有超前意识，把事前预防和事 工，端正对职工的心态，要对职工怀有深厚 我们必须在意职工的表情。 后补救结合起来，密切注意职工（尤其是心 的感情。在某种程度上，感情是一种态度， 一（上接２３５页） 理）变化，畅通信息沟通渠道，健全工作体 它决定一个人的行动。“衙斋卧听萧萧竹， 制机制，做好深入细致的思想政治工作，使 疑是民间疾苦声；些小吾曹州县吏，一枝一 职工满意，使企业稳定、和谐。 叶总关情。”清代知县郑板桥这种“一枝一 叶总关情”的感怀，浸透着对百姓的关切之 ４在意职工表情的前提 情。而对职工的真情关怀、真正尊重、真诚 在意职工的表情有两个前提：一是要 服务，更是对基层党务工作者人品道德的 参考文献 ［１］夏云．基层思想政治工作者要当好“四 员”［Ｊ】．中国石化，２００９，５：７７～７８． ［２】赵士振，宋维平．面朝大海“心暖”花开 【Ｊ］．中国石化，２００９，３：２１～２４． 【３】蔡文波．炼油企业安全生产的宣传教育 能够觉察到职工的表情；二是要正确对待 起码要求。对职工充满感情，才能顺理成章 与管理【Ｊ】．科技咨询导报，２００７，８：３０． 职工，端正对职工的心态，要对职工怀有深 地在意职工的表情，才能正视职工的建议 ［４】丛莹，刘新红．坚持“以人为本”全环保 厚的关爱之情。 无隐患管理［Ｊ］．国际石油经济，２００４，１０： 和意见。否则，只会是“视而不见”、“充耳不 什么地方能够觉察到职工的表情呢？ 闻”，在意职工的表情就只能流于空谈。因 ５２—５３． 职工的表情不在书堆里，而在职工的实际 此，我们必须坚持“以职工为本”，树立“职 状况中；不在办公室里，而在小区、在车间、 工无小事”的思想意识，热爱职工，热衷于 在施工现场里；不在大吃大喝的餐桌上，而 党务思想政治工作，把职工的表情当成自 在困难职工的饭碗里；不在套话连篇的文 己亲人的表情，及时而正确地处理工作中 件里，而在职工的牢骚和意见中……这些 的各方关系，把和谐写进职工的心坎，努 地方，是职工的表情的“聚集地”。作为基层 力塑造团结进取、充满活力的职工队伍风 党务工作者，要能观察到职工表情，就必须 貌，为推动社会和谐、平安稳定起到积极的 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