会议室管理制度

一、目的

为规范公司总部会议室的使用和管理，并使其制度化、合理化，更好的为公司与会人员提供优质的服务和良好的会议环境，防范会议室设备使用过程中可能存在的损坏，从而更好体现公司的整体形象，特制订本办法。

二、适用范围

公司各类型会议室。 三、职责

1、行政部职责

2、行政部负责《会议室管理操作规范》的制定（修订），以及在制度实施的整个过程中的考核工作，督促各部门严格执行，保证制度的顺利实施。

3、行政部负责各部门会议室的统一分配，严格结合会议性质、会议重要性等，将会议室按需求分配给各部门。

4、行政部负责检查会议室内的设施、流动用品等的日常使用情况:每日定时进行会议室点检，点检的内容主要包含环境卫生﹑物品设施等状态。 5、行政部负责会议室设备维护

6、行政部负责公司对会议室系统设备的要求和提出规划及采购到位。 7、 各部门职责

8、各部门负责根据会议室申请流程预定会议室，不得随意更改已申请过的会议；

9、各部门重要接待会议，由行政部根据实际需要安排各项会务，各部门日常召开会议使用会议室，需自行安排会议服务人员；

10、公司各部门使用会议室时有对会议室用品及卫生维护的责任，用完会议室钥匙应立即归还。

四、具体内容

1、会议室使用申请流程及规定

2、为避免会议发生冲突，各部门如需使用会议室，须由相关部门进行申请，并做好登记。原则上按先后顺序，如有特殊情况，需要双方共同协商，从而达成一致。

3、使用会议室的顺序是先预定先使用，但如若有公司总监以上领导需临时使用，各相关部门必须做相应的调换或推迟；

4、临时召开会议需要使用会议室时，要及时向会议室负责人提出申请并登记使用情况； 5、若实际情况有变，不需要使用会议室必须提前半天向会议室管理员取消预定时间； 6、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等，如有需要其他部门协办的事项，

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请提前联系需协办部门领导。

五、会议室使用及维护

1、会议过程中，使用人负责维护会议室内的各类设备完好性，提醒参会人员爱护会议室内的一切设备；

2、在使用过程中，一旦发现有对会议室内设施造成人为损害和资源（白板笔、纸杯等）浪费的行为，公关传播部将对其个人进行照价赔偿的处罚，情况恶劣者将按公司相关的规章制度进行处罚；

3、整个会议过程中，会议组织者有责任维护会议室内的环境卫生；

4、会议结束后，会议组织者负责将会议室内的废弃物收拾整洁，恢复会前使用状态，如未做整理或整理不到位者，次数达三次以上，将进行通报批评；

5、会议结束后，会议组织者负责通知会议管理员清点会议室固定资产，确保设备完好,会议组织者方可离开；

6、会议组织者会前应对会场进行检查，如发现物品损坏和丢失，要及时与公关传播部联系，如不上报，则承担全部责任。

7、在使用期间，在会议室发生的任何事故和意外责任由使用部门承担。

六、附则

1、本制度由行政部负责解释； 2、本制度自签发之日起生效；

七、附件

附件一、《会议使用登记表》

年 月 日 日期 申请部门： 时间 — 会议名称 地点 申请人： 人数 备注 部门经理： 行政部：