题 目 制 订 审 核 QA审核 批 准 颁发部门 版 本 分发部门
办公设备维修、保养制度 人事行政保卫部 第一版 编 号 制订日期 审核日期 审核日期 批准日期 生效日期 有效期至 SMP-XJ-032-00 文件修订历史记录 版本 修改原因 提出人 生效日期 文件发放记录 部门 目 的
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制订办公设备管理制度，加强办公设备的维护与管理，确保各项管理服务工作的正常开展，延长办公设备的使用寿命。 责 任
公司人事行政副部为本制度的归口部门，负责本制度的编制、培训及落实执行工作，分管副总经理负责审核，总经理负责批准。 范 围
本制度适用于公司全体员工。 内 容
1、办公设备包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、考勤机、水控设备、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。
2、职责
2.1已下发的办公设备，由使用人负责该办公设备的日常维护与保养。 2.2未划分责任人的办公设备，由领用部门负责人指定人对该办公设备进行日常维护与保养。
2.3各部门负责人负责办公设备的申购，供销部门负责办公设备的采购，人事行政部负责与办公设备维修保养单位的联络及日常管理等工作，设备工程部负责制定报废认定程序等。
3、作业流程及内容
3.1办公设备由部门负责人提出申请，经（副）总经理审核/总经理批准后，由公司供销部采购。
3.2办公设备采购后须办理入库、验收、领用手续，由申购部门负责验收，验收合格后，保管员根据实际入库、出库数量填写“入库单”和“领用单”。
3.3由部门负责人指定责任人负责该设备的保管、维修和保养。 4、办公设备的使用与维护
4.1计算机及附属设备的使用与维护：
计算机及附属设备由使用人负责保管，除电脑工程师外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动（调岗、离职等），办公设备交接参照公司《员工入职、离职管理制度》执行。计算机使
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用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。在工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司《奖惩管理制度》执行，人事行政保卫部门对上述违纪现象须作定期或不定期抽查，并对违纪行为做出处罚建议，交主管部门执行。
接收e-mail的时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。
禁止私自更改计算机的IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。 电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件必须设置密码，以免被他人给破坏。
电脑使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。
电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价进行赔偿。
电脑使用人在关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范进行关机。 电脑使用人必须确认上岗资格，不具备操作资格者，须经事先培训上岗（参见《员工教育培训管理制度》）。非计算机使用人不得上机操作，如有发现或造成计算机无法正常使用者，按制度处罚外，还得负责赔偿所有损失。
计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据备份，重要文件资料可以备份到软盘。如有特殊要求，可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。
打印机的日常使用中，色带、墨盒用完时需及时更换，更换时须严格按操作说明操作。
4.2电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与维护。
以上办公设备操作，详见《使用说明书》，出现故障须通知专业人员维修。若在使用过程中出现人为损坏，经发现和核实后，须照原价进行赔偿。
5、办公设备的维修
5.1计算机及附设备的维修：计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时，使用人需填写“维修服务申请单”提交到人事行政保卫部，人事行政保卫部
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凭“维修服务申请单”联系并安排技术人员进行维修。修好后，使用人须在“维修服务申请单”上签字、确认。
5.2其它办公设备的维修：一般异常，由设备工程部门技术人员排除，填写“维修记录表”；若涉及更换配件，使用人须填写“维修服务申请单”提交到人事行政部报修，人事行政部根据“维修服务申请单”联系和安排相关技术人员维修，修好后，使用人须在“维修服务申请单”确认签字。
5.3所有办公设备，在保修期内，参照《设备保修协议》执行，保修期外，由人事行政部根据实际情况安排相关技术人员（可以外请，涉及费用须事先上报核准）进行维修。
6、办公设备的报废认定与处理
6.1计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，该设备使用部门须填写办公设备“报废单”，交人事行政保卫部进行审核，按审批权限报主管领导批准后，将办公设备“报废单”及待报废办公设备交公司设备工程部处置。
6.2财务部确认无误后，填写待报废物品“入库单”入库。设备工程部出售或报废处理物品时，须填写“报废物品处理确认单”。附上“办公设备报废单”一起交给人事行政保卫部进行审核，按审批权限报主管领导批准后，进行出售或报废处理。
6.3设备工程部出售或报废处理的办公设备，其现金上交财务部入账，同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销账。
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