档案信息资源整合研究

随着社会主义市场经济建设的深入发　展，中国信息化进程也有了突飞猛进的发展。　档案信息资源的开发、应用与整合则成为担　负起推动社会信息化进程的重要动力，也是　消除“信息孤岛”促进信息化发展的一项重要　任务。要运用先进的管理理念、有效的管理措　施对档案信息资源进行整合加工，使其向着　数字化、网络化、集合化的方向发展，最终实　现档案信息资源的社会共享。　一档集信是资漏墼　信息再来直接服务于经济建设，存在着较大　丰富、载体多样。档案信息浩如烟海，据统计，　、档案信息资源的现状及整合的必要性　的难度。②档案编研工作滞后。档案编研材　我国建有各级各类档案馆近４，０００个，省级　所谓档案信息资源整合，就是在我国档　料内容单一，存在着重文书轻科技的编研现　以上机关，企事业单位档案室近２万个，现今　案工作“统一领导，分级管理”体制下，围绕　象。这就使科技档案在社会中发挥不了推动　这些档案馆中保存的纸质档案总量达４亿卷　特定的主题，对分散形成的档案进行信息资　经济建设的作用。③在档案信息资源整合互　件，保存的照片档案约３，０００多万张，音视频　源集中，以集中反映某一实践领域或对象的　动方面，无论是档案行政管理部门，还是各　档案２００多万盘，电子档案近２００万盘，可见　基本情况，最终达到档案资源结构合理、配　级档案馆、室，以公共服务的发展需要来衡　档案信息资源总量非常巨大。档案的内容丰　置优化，可以有效地实现信息资源的增值效　量，都存在着明显的差距，合作互赢还只是　富，涵盖政治、经济、军事、历史、文化等各行　益工作，能够适应信息全球化，增强区域综　停留在构想或是初步协商上，并没有开展实　各业；载体形式从古代的甲骨、金石、竹简、丝　合竞争力的社会系统工程。　际工作。④档案部门对于如何接轨迅速发展　帛等到现代的纸张、照片、光盘、磁盘等，这些　ｌ。档案信息资源在整合中出现的问题：　的电子政务、如何科学管理急剧增长的电子　都给档案信息资源整合提出了新的要求。②　①馆藏结构单一。现在的很多档案馆的馆藏　文档还未形成有效的对策。诸如地区性档案　相关档案机构对档案信息需求量多样化。像　均以文书档案为主，而科技、声像档案所占　机构所建的共享项目也由于进展缓慢而难　档案局（馆）等相关机构对档案信息的需求　比例很小。馆藏的单一不能满足社会需要的　以满足当前公共服务的需要。　多样性，特别值得注意的是，大量的文书档　不仅体现在数量众多，而且要在众多庞杂的　２．我国档案信息资源整合的必要性主　信息中选取有社会利用价值的进行编纂和　案涉及经济内容的已经较少，用这样的档案　要体现在：①档案信息资源数量巨大，内容　公布，这也是档案信息资源进行整合的重要　录。所以著录和目录组织是相辅相成，缺一不　５．《规则》主要是从传统手工条件下来设　条高质量的实用途径。　实施档案机读目录格式实现了由纸质　可的。由于《规则》只适用于对各类档案的著　计档案著录的，因而难以满足网络环境下的　录而未规定目录组织的方法，因而必然会在　计算机档案著录。一方面，《规则》中所规定的　档案手工著录与检索向现代电子文件、档案　一定程度上影响到档案编目工作的标准化。　著录内容仅局限于传统手工条件下的工作过　著录与检索的过渡，但这只是建设档案计算　我国图书馆界早在２Ｏ世纪２Ｏ年代末　程，不能满足网络环境下的档案著录要求。　机著录处理系统的第一步。在新的电子著录　就已经有了由刘国钧先生起草的《中文图书　另一方面，随着计算机、网络通信等现　环境下，为适应对电子文件、档案的新的检　编目条例草案》，经过８Ｏ多年来的不断完善　代信息技术的发展，网络信息环境得以出　索利用需求，为进一步实现网络中档案检索　和补充，２００５年４月正式出台了《中国文献　现，档案计算机网络建设逐渐被提上日程。　工具的电子化发展方向，国际档案界制订出　编目规则》（第二版）。这个规则主要分为著录　再加上国内图书馆界已于１９９６年制定了部　了《档案置标著录标准》（简称ＥＡＤ），同时对　法、标目法和附录三部分，其中标目法就是目　颁标准《中国机读目录格式》，情报界也于　其与ＭＡＲＣ格式的兼容及数据交换等问题　录组织的依据。标目法是在文献标准书目著　１９９６年制定了《文献机读目录数据处理手　进行了研究。所以我国档案界还需继续关注　爹　录基础上，为书目记录确定检索点，提供各类　册》，国际标准化组织专门制订有（（ＩＳＯ一２７０９　这两方面的研究，寻求结合使用档案机读目　题名标目的规范形式，以产生完整的书目条　案界迟迟未制订与开发档案机读目录格式　目，并通过规范控制，实现书目的检索功能与　及其计算机处理系统。　汇集功能，保证书目记录的查全率和查准率。　为此，南京政治学院上海分院的张正　名称标目（包括个人名称、团体／会议名称）、　信息与文件——信息交换格式》，而惟独档　录格式与档案置标著录的途径，以提高档案　信息网络系统的整体运行质量。０　参考文献：　１．马绪超．科技档案著录工作思考［Ｊ］．贵州档案，　１９９９（５）　对于各类标目，这项规则还详细地指出检索　强教授在１９９７年访美一行后呼吁建立我　２．陈晓敏．试论民国档案的著录标引［Ｊ］．贵州档案，　６）　点选择的依据、选择的范围、数量以及如何确　国电子档案机读目录格式并立项研究，在　１９９９（张正强．计算机档案著录的执行格式［Ｊ］．中国档　定标目的规范形式。由此可见，这项规则不仅　走访了美国与国内一些主要档案馆，搜集　３．规定了著录的标准，也统一了标目的方法，实　了丰富的珍贵资料与信息的基础上，经过　４．张正强．论实施中国档案机读目录标准格式势在　现了著录与目录组织工作的一体化。　六年的努力终于研制出《中华人民共和国　必行［Ｊ］．档案学研究，２００２（９）　较研究［Ｊ］．情报学报，２００３（３）　６．何嘉荪．档案管理理论与实践【Ｍ】．高等教育出版　为我国计算机著录数据的现代化提供了一　社．１９９１　（责编：孙海燕）　段荣婷．ＭＡＲＣ　ＡＭＣ与ＥＡＤ档案著录标准比　鉴于以上认识，笔者认为档案部门应借　标准——中国档案机读目录格式》，经专家　５．案，２００１（３）　鉴图书馆界的成功经验，尽快制订出适用于　鉴定，此成果填补了我国这一领域的空白，　档案部门编目的规则。　兰台世００６．９Ｉ￣２２００６９界团　●一　维普资讯 http://www.cqvip.com

因素之一。③社会对档案信息的需求。在信　（１）首先应该制定相关的法律法规，遵　充分利用。数字档案馆则使档案信息全球化　息经济快速发展的今天，无论是社会机构还　循我国法制建设的“有法可依、有法必依”指　共享的进程加快，是信息整合的精髓体现，　是广大的群众在电子政务框架下的社会生　导思想，强化各级档案行政管理部门和各级　基本上能够实现档案信息资源的社会共享。　活中，对档案信息资源的需求也是与日俱　档案馆之间档案信息建设的合作和共享。制　②技术手段可以从建设标准化的数据交换　增。但现存的档案信息资源状况根本无法满　定相关的法律法规可以加强对国家档案资　格式和相关电子政务软件着手。数据交换格　足社会的利用需求，提供便利的有效信息。　源归属与流向工作的调控；也可以加强对各　式可以将两种或两种以上的数据处理系统　为了顺应时代的发展，使档案信息资源的作　个领域建档、归档的监督力度。　在使用不同的计算机软件、操作系统和档案　用在社会上得到充分的发挥，档案信息资源　（２）要加强档案各个部门的合作，建立　信息管理软件时，方便快捷地将数据进行不　有效整合的工作已经是迫在眉睫。　互动多赢的机制。档案资源的整合是一个艰　同系统的转换，确保档案信息的相互连接、　二、档案信息资源整合的措施　巨的社会体系工程，需要各方共同努力。同　共享。电子政务软件则要向着统一性、集成　档案信息资源整合应该从微观和宏观　时，要推进这一工程的持续发展，又必须兼　性、可靠性和应用性方向发展，实现电子政　两个层面来看。　顾有关各方的利益：①在综合档案馆中建立　务各功能之间的业务协作，信息共享。　１微观整合。微观整合一般是通过基础　以地方区域性档案为主的档案目录信息，在　（４）宣传档案信息资源。要达到档案信　性整理与研究陛整理来实现的，也就是说对　综合档案馆内就可以检索到各个地区的档　息资源共享的最终目的就必须要让社会的　档案信息资源本身进行整理和组合。基础性　案资源，为机关、个人查找档案工作提供了　方方面面都关注档案工作和信息资源发展　整理是通过对档案的收集、整理、鉴定、编目、　便利的条件和有效的服务，而且在面向社会　现状，提高档案信息在社会中的利用率。应　建立检索体系使档案材料转化为“有秩序、有　的公共网上也可检索到相关档案信息。②建　该充分利用现有的报刊、广播、电视、网络等　效用、有价值”的信息资源。这也是在信息资　立各种形式的新型文件管理中心和档案事　多种传媒机构进行宣传活动，同时也可以以　源整合中应该贯彻的三个基本原则的具体体　务所。在这一点上可以借鉴国外一些发达国　公开的档案展览、专题教育、宣传编研成果　现。①有秩序，就是要使档案实体由零乱到系　家的管理中心模式，比如说美国将一些处在　等方式相结合的形式，多角度的去看待档案　统，由无序到有序，使这些在社会活动中形成　边缘状态的档案文件放置在文件中心或者　信息资源的开放。　的原始记录成为有规可循的有机整体，为信　寄存在档案事务所中，既可以缓解档案工作　档案信息资源的共享成为当今世界发展　息整合的进一步开展奠定坚实的基础。②有　投人紧张的问题，又可缓解国家综合档案馆　的必然趋势，一些档案工作成熟的国家在档　效用，就是要通过鉴定来解决档案文件的保　在档案鉴定、信息化处理和开放等方面的进　案信息资源的整合与利用方面已经取得了一　存价值与共享范围问题。通过归档鉴定、进　度与社会需求间的矛盾。③各地方档案机关　定的成效。例如，美国档案文件署在２０世纪　馆鉴定和存毁鉴定来界定档案的归属和流　部门有必要加强对企业和家庭档案的建立和　９０年代组建成了档案信息导航系统，通过美　向。应该使整合起来的档案信息资源对国家　管理的指导工作。企业档案的规范化和法制　国档案文件署的信号，导航系统目前已能检　和社会有保存价值，具有广泛而长远的利用　化有助于社会经济建设的发展；家庭档案是　索到２００多个档案馆（包括ｌ０个总统图书　价值。③有价值，就是要使集聚起来的档案　档案信息资源的重要补充成分，它的建立可　馆）的数字化档案。从中我们可以看到档案信　资源不仅是有用的而且是可用的。为此，就　以有效地推进社会档案信息资源的整合。　息资源整合给社会带来的巨大财富。　要建立科学的检索体系，还应该向公众公开　（３）要注重数字化建设，构建技术平　我国的档案资源整合、社会共享正处　检索利用模式，这样可以使档案信息资源价　台，开展新型科技的经济建设。在网络时代　于起步阶段，还面临很多的实际困难。我们　值发挥到最大化。　的大环境下，我们要以先进的信息技术设　不仅要学习他国好的经验，同时也要从我　而研究性整合则着重于档案信息的编　备为依托，以数字化建设为现代化信息资　国档案发展的实情出发，制定适合本国档　研工作，去粗取精、去伪存真、由表及里、由　源整合的基础。数字化技术使档案信息的　案信息资源整合的新举措。首先树立先进　此及彼的研究ｌ生整理，以新形式来实现相关　传递变得更为快捷、便利，它打破了地方和　的档案管理理念，用思想来指导实践，努力　档案信息的整合和增值。　时间的局限性，使档案信息资源逐步向多　创造适应国情的档案管理模式，开发应用　２．宏观整合。从宏观层面上来说，档案　元化方向发展，也使用户各方面的需求得　现代信息技术对我国的档案信息资源进行　信息资源的整合将重点放在了档案行政管　到了巨大的满足。　整理和组合，实现档案资源的有效利用与　理机构和档案资源合理配置上，关键要研究　数字化建设应从档案信息实体和技术　社会共享。　的是完善我国集中统一的档案管理体制。当　手段两方面来开展工作：①档案信息的实体　前我国的档案行政管理部门、国家综合档案　数字化主要涉及信息内容数字化、数字化网　参考文献：　１．倪丽娟．档案信息资源的整合与信息化［Ｊ】．中国　馆和各个档案馆之间都存在着在档案资源　络建设和数字档案馆建设。信息内容数字化　档案，２００５（１　２）　共享上的不一致性，在档案信息资源的整理　即纸质文档向电子文档的转变，现在我国主　２．戴志强．国家档案资源整合的涵义及其运作机制　过程中不是存在着工作割裂的弊端，就是信　要使用键盘输人和扫描的方式。数字化网络　探讨［Ｊ］．档案学通讯，２００３（２）　息资源的重复积累问题。要解决上述出现的　建设，则是将可以公开的档案信息贴在网络　３．郭树银．在“加强档案信息资源开发利用，服务经　济社会发展”会议上的讲话　问题，就要制定相关的措施，确保信息工作　上，现在上网搜索信息成为多数人得到信息　４．倪红．信息化在档案资源整合中的作用［Ｊ】，北京　的顺利开展。　的重要来源，网络可以使档案信息资源得到　档案，２０ｏ４（５）　（责编：孙海燕）　冒