行政部工作模式流程
（2017-07-04修订）
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一、行政部工作职责
1、公司规章制度的建设完善和监督执行； 2、公司文化建设；
负责公司文化的培育、提炼、宣导； 3、行政事务管理；
负责公司环境改善、文件、档案、绿植、图书等行政类事务的安排； 4、资产管理；
负责公司固定资产、低值资产的采购、编码、发放、调拨、清理、盘点等； 5、公司后勤管理
负责水、电、办公设施的维护和管理，负责公司保洁工作的管理；负责员工宿舍、餐厅、停车的管理；
6、公司办公自动化管理
负责公司办公网络和电话网络的建设与维护； 7、成本控制
负责公司水、电、办公耗材、交通、通讯等费用的控制； 8、安全管理
负责公司财产、水电、消防、内部治安安全；员工人身、财产安全的宣导、监督与检查； 9、负责办公场地的租赁、装修与环境布置； 10、公共关系处理
负责公司的对外联络、接待工作；业务关系往来的洽谈。
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二、行政部人员配备
行政部长 陈磊 行政主管 张国才 行政后勤 韩东奎
行政专员 邱瑞雪 行政文员 苏文 网络管理员 田启辉
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三、行政部岗位职责描述 （一）行政部长岗位职责
（1）负责公司行政管理制度的修订、完善。
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（2）负责对公司行政管理制度的贯彻执行、监督、检查与处罚。 （3）负责推进公司文化建设，策划组织公司各类文娱活动与会务工作。 （4）组织制定行政部工作发展规划、计划与总结；
（5）负责制定、推行行政部岗位责任制和工作标准并监督实施。 （6）负责规划、指导、协调、检查与考核下属人员完成本职工作。 （7）负责公司行政类费用控制、分析和预算管理。 （8）负责推动改进公司办公环境，提升员工满意度。 （9）负责公司装修施工的督导与检查工作。 （10）负责公司社会关系及业务关系的往来及联络。 （11）负责完成领导安排的其他临时性工作。
（二） 行政主管岗位职责
（1）负责协助行政部长开展工作，在行政部长不在时，全面履行行政部长的工作职责。 （2）负责协助做好公司日常行政事务的组织协调工作。 （3）负责协助做好公司会议、大型活动的筹备与组织工作。 （4）负责检查管理公司餐厅的订货、食品安全、餐饮卫生等工作。
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（5）负责公司外包的保安工作流程与标准的制定、检查、考核等工作。 （6）负责公司外包的保洁员的流程与标准的制定、检查、考核等工作。 （7）负责公司个别区域内的施工改造的询价、竞价、施工与结账等工作。 （8）负责公司卫生、工牌、工装等违纪行为的检查工作。
（9）负责协助本部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。 （10）负责完成领导安排的其他临时性工作。
（三） 网络管理员岗位职责
（1）负责公司所有网络系统的架设、管理与维护。
（2）负责公司所有电脑、打印机、投影仪等设备的故障维护与维修。 （3）负责公司通讯线路与器材的维护与维修。 （4）负责公司门禁卡的制作、发放与管理。
（5）负责公司门禁系统、监控系统与考勤系统的维护与维修。 （6）负责公司大型活动和会务的音响设备的调试与操作。
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（7）负责协助公司技术部开展的网络维护等工作。
（8）负责协助本部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。 （9）负责完成领导安排的其他临时性工作。
（四） 行政后勤岗位职责
（1）负责公司公共设施、水电、设备、家具、器材等维修维护工作。
标准/技巧：
1) 接到维修通知，如没有其它工作安排，第一时间赶到现场进行维修； 2) 如正在进行其它工作，根据六点工作优先制安排工作主次；
3) 如维修通知的维修没有手头工作紧急重要，及时做好备忘，待手头工作完成后，及时去完成维修。、 4) 遇到维修工作超出能力范围时，及时报行政部长，由行政部长负责安排送修或上门维修。 5) 遇到需要采购零部件方能完成的维修，及时报行政部长，由行政部长安排采购。 （2）负责巡视检查公司办公区域与公共区域用电及消防安全，及时排除安全隐患。
标准/技巧：
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1) 每周检查所有办公区域，重点检查用电线路是否超负荷、损坏等情况； 2) 每周检查办公区域及宿舍是否存私接电源、私自使用大功率电器等情况； 3) 每周检查公司消防器材是否损坏、丢失；消防通道是否顺畅； 4) 每月进行一次用电大检查，重点检查用电线路老化的情况；
5) 每月进行一次消防大检查，重点检查灭火器压力值是否处于正常范围等情况； 6) 以上检查及时填写检查登记表。 （3）负责协助生产设备的安装工作。 （4）负责临时性接送客人与外出勤务等工作。
（5）负责协助部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。 （6）配合公司及部门举办工作活动的组织及后勤服务工作。 （7）负责完成领导安排的其他临时性工作。
（五） 行政文员岗位职责
（1）负责公司各项费用的收集、汇总、统计等工作。
标准/技巧：
1) 每月5日前完成上月除水电之外的其它费用； 2) 每月8日前完成上月所有费用的收集、汇总与统计；
（2）负责公司房租、水电、宽带等所有行政费用的付款流程，并及时付款、报销与转账； （3）负责公司员工工牌办理、发放、替换与回收工作。 （4）负责公司电话号码的办理、充理与管理； （5）负责公司通迅录的整理与更新。
标准/技巧：
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1) 每月20日前完成通讯录的初步修订，提交人资部修改； 2) 每月25日前发布新的通讯录。
（6）负责公司邮件、快递及其他文件的收发处理工作。
标准/技巧：
1) 快递或信件到达公司，统一签收后，及时在《快递登记表》上登记； 2) 通过即时通讯工具，通知相应的员工领取快递； 3) 员工个人外发快递，须做好登记；
4) 因工作需要发加急的快递（EMS或顺风），需走相应的申请流程； 5) 每周汇总快递费用，向财务中心交账。 （7）负责对公司废品变卖工作的处理跟进工作。
标准/技巧：
1) 变卖过程中须严格检查核对数量、重量与类别，并签字。 2) 保证金款项余额不足时，及时与财务部对接。
（8）负责协助部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。 （9）部门领导安排的其他相关工作。
（六） 行政专员岗位职责
（1）负责固定资产的管理。
（2）负责办公用品、低值资产、易耗品、公司产品的管理。
标准/技巧：
1) 熟悉各种资产、物料的品种、规格、型号及性能，随时掌握库存状态，设定最低库存量。 2) 明确各项办公用品和各类资产的使用用途，严禁挪作私用或损坏。
3) 每周二集中采购，结合历史同期使用量，计算采购数量，书写采购邮件提报于供应链中心； 4) 采购完成后，及时审核采购单，清点数量、检查品质及规格是否合格，填写《入库单》，并在T6做电
子采购入库后，实物入库。办理入库不得隔夜。
5) 《入库单》一式三联，一联留存，二联提供采购人员报销，三联财务留存。
6) 领出使用：使用部门/人填写办公用品领用表，行政部遵循以旧换新、先进先出的原则发放。
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7) 每月底，盘点仓库所有办公用品剩余量，计算当月各部门办公用品、耗材领用费用报行政部长。 （3）负责公司仓库的管理。
标准/技巧：
1) 做好库房的安全管理工作，保证库房的防火、防盗及设施安全，及时解决管理漏洞与消防隐患。 2) 合理安排库房、库位，预留足够的出入通道、安全距离、安全高度。 3) 每周五清理库房，使物料分类排列，存放整齐，数量准确。 4) 仓库物料摆放原则：上轻下重，外形对应，先进先出。 5) 及时排查将要过期或损坏物料，避免损失。 （4）负责公司各项资产、物料的借用及回收。
标准/技巧：
1) 凡借用公司办公器材、物料，需填写《物料借用登记表》。 2) 提醒借用人员爱惜公共财产，回收物品时仔细查验物品，签字入库。 3) 借用物资超时未还的，督促归还或续借，不得超过1个工作日未还。 4) 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。 （5）负责公司钥匙的管理。
标准/技巧：
1) 收集所有办公室、会议室、大门等各处钥匙，做到集中管理。 2) 保持钥匙编号整齐、有序，不得缺失。 3) 办公室搬迁，及时提醒钥匙保管人交回钥匙。 4) 每把钥匙丢失上交10元费用补办。 5) 重要位置钥匙丢失，责任人负责换锁成本。 （6）负责公司图书的管理（标准同资产借用管理）。
（7）负责公司“老郭和他的小伙伴”公众号的制作、推广与发布； （8）配合公司及部门举办工作活动的组织及后勤服务工作。 （9）负责协助部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。 （10）负责完成领导安排的其他相关工作。
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