加强机关事业单位人事档案管理的几点思考

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加强机关事业单位人事档案管理的几点思考

戎范儿

（慈溪市水利局，浙江慈溪３１５３００）

摘要：机关事业单位内部管理随着其所肩负的社会使命与公共职能而逐渐受到社会各界的广泛重视与关注，在管理责任、管理难度逐渐加大的今天，机关事业单位内部管理的质量高低也直接影响着各方面工作是否能够有效有序开展。在机关事业单位众多内部管理工作中，人事档案管理尤其重要，而同时也存在着一些典型问题。从当前机关事业单位人事档案管理存在的问题及加强人事档案管理的重要性分析入手，谈谈如何实现机关事业单位是人档案管理的水平提升，以供参考。

关键词：机关事业单位；人事档案；档案管理机关事业单位是有效履行我国政府及部门社会公共服务职能的重要窗口，其自身建设也随着社会建设水平提升以及社会大众对政府工作质量要求不断提升而逐渐受到越来越多人的重视。加强机关事业单位内部管理，尤其是加强人事档案管理成为了当前机关事业单位管理工作的重头戏。

１机关事业单位人事档案管理工作现状分析首先，当前机关事业单位的人事档案管理较以前确实有了长足进步，从过去的混乱无序逐渐走上了科学化制度化的管理道路。但是人事档案不同于一般材料档案盒数据档案，其管理工作决不能仅仅只有单一僵化的机械化操作。当前许多机关单位在认识档案管理工作方面仍然被动落后，管理手段也机械陈旧，这就是管理意识没有得到有效转变，没有明确认识到人事档案管理对单位当前及长远发展重要的突出表现。

其次，管理人员自身素质有待加强。档案管理不仅仅只是保管，作为档案管理工作者，工作内容不仅要有管，更要有理。而如何才能理得快、理得好、理得科学，从而为档案调阅及使用者提供更多便

利，这就需要档案管理工作人员不断加强学习、提升专业素质，同时

也要有极强的工作责任心和主动性。当前许多单位的档案管理人员不仅缺乏责任心和主动性，同时在专业素养的主动提升方面也缺乏积极性，甚至在有些单位，将人事档案管理工作看做一个福利奖励性质的闲职，从而极大的影响了专业化档案管理工作队伍建设进程。

再次，档案管理想要得到进一步加强与质量提升，不仅需要依靠端正的态度与执行力强、有责任感的队伍，更加需要有高效率的管理手段与体系化的管理制度。但是就目前情况来看，许多单位的人事档案管理工作从手段上仍然停留在人手人脑阶段，存档类型也未能有效过渡到电子档案归档的自动化初级阶段，某些单位虽然已经开始强调档案的电脑录入，但在档案的调阅、使用、日常维护等方面却没能真正把自动化管理的优势发挥出来，例如没有部门间信息传递网络平台构建、没有对电子档案进行有效分类，没有电子档案数据的自动及时更新，从而极大的制约了信息化手段的管理效能发挥。而这一大堆无法发挥出效能的“信息化管理”名目在（转下页）

（接上页）提高图书馆书标管理项目的实际效率，实现技术结构优

化的同时，满足借阅人员的要求［６］。

３．１电子书标

新科技的不断发展使其各个领域中都有所应用，图书馆引用新科技必然位列其中。相较于传统纸质书标，电子书标的应用更利于图书管理，其具有不易丢失、破损的优势，很大程度上节约了人力，并且避免了时间上的浪费，提高了图书管理工作的效率。图书馆管理人员要提升条形码技术的应用水平，有效运行管控机制，保证电子书标管理工作的实效性，促进图书馆管理效率得到有效的提高。利用扫描仪对图书的信息进行扫描，查阅图书的信息也更为便捷。伴随着技术的不断发展，电子书标改进结构也更加智能化，也在技术项目发展框架内，实现整体技术结构的升级，确保电子书标管控

［７］

措施的优化，将来的发展形势一片大好。

３．２条形码技术的应用及创新

条形码在生活中的应用越来越广泛，应用在图书管理中十分适合。采用用ＲＦＩＤ技术，制作出相匹配的ＲＦＩＤ电子书标，利用阅读器对ＲＦＩＤ电子书标进行解读。这种较为先进的ＲＦＩＤ电子书标的应用，读取信息方面更便捷、准确，图书外借时的程序也简化了。以前存在图书摆放时常出现错误的情况，但是随着条形码技术的不断创新及改进，有效的改善了图书摆放混乱及图书丢失的情况。将条形码与书标有效的结合到一起，条形码就是书标，把条形码粘贴在图书上，如此更方便读者取阅及借阅，维护起来也更加容易。如果需要更换书标，需要重新编码，更便于图书管理人员的整理，图书管理的效率有了显著的提高。同时，也可将软塑料应用到条形码的制作中，增加其抗磨损的能力。目前在很多图书馆当中都采用了这种新型条形码技术，利用书标高效的进行图书管理，取得了十分显著的

［８］

成效。

书标在当代图书管理中发挥着重要的作用，并且对图书管理的

发展不可忽视。随着人们对图书阅读需求的不断上升，图书的数量

也必然呈现快速递增的趋势，那么图书管理工作势必将变得更加繁杂，如何通过有效的途径解决图书管理的难题，充分发挥书标的作用，并使其作用最大化就成为今后工作的重点。与此同时，新兴科技的不断融入，使书标这一传统的工具也将迈向新技术创新的一部分。相应的图书管理人员也也应加强对书标的认识，维护及保持书标的完整性。唯有如此，方能提升图书管理的效率，为我国图书馆的发展打下坚实的基础。

参考文献

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[4]苏日娜.试析书标在图书管理中的用途及维护[J].南昌教育学院学报，2012：9-193.

[5]邓攀.试论RFID技术在图书馆应用中的利弊———以武汉图书馆青少年阅览室为例[J].科技情报开发与经济，2008：18-35.

[6]刘璎葭.探讨书标在图书管理中的作用与维护措施[J].青年与社会，2012（2）：246-246.

[7]张文江.谈书标在图书管理中的用途与维护[J].华章，2013（25）：307-307.

[8]赵雅婷.刍议书标在图书管理中的用途与维护[J].速读（下旬），2015（7）：233-233.

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（接上页）操作过程中又实实在在的占用了管理人员的精力与时间，从而给工作人员带来更大的工作压力与负担。

２加强机关事业单位人事档案管理的重要性研究

人事档案管理不仅仅是机关事业单位的一项必要管理任务，同时，我们也要深刻的认识到加强人事档案管理对于机关事业单位的内部建设与业务开展所具有的积极作用。

首先，加强人事档案管理能够有效掌握单位内部各部门、各岗位工作人员的具体情况，专业、技能、工作绩效、思想动态等都能够被及时了解，而对于出现问题的地方也能够及时的发现问题与解决问题，避免人员问题演变为管理事故，最终影响到整个单位的正常运作。

其次，加强人事档案管理也能够有利于人才的能力再培养与技能再提升。当前时期，人员管理已经不再是简单的对工作人员现有能力的挖掘与利用，想要为单位建设一支真正适应自身建设发展的高素质团队，就不仅要重视工作人员已掌握技能的巩固和强化，更重要的是要根据单位需要，在科学合理的前提下进行人员新技能的激发与培养，从而彻底消除技能一元化所带来的人员流动性强、人员队伍稳定性差的问题。而在大力培养人员新技能的同时，也要重视思想道德及职业素养提升，这是机关事业单位自身工作性质及所肩负的社会责任所要求的。而加强人员队伍的技能培训与水平提升，不仅能够为机关事业单位自身的工作开展带来增效效果，同时也能够赢得单位职工的支持与信任，增强他们的归属感、集体主义意识以及内部凝聚力。

再次，加强机关事业单位的人事档案管理能够帮助单位进一步让内部管理更规范、业务开展更积极、生产经营更科学。能够有效调配工作人员担任适合自己的工作岗位，避免人力资源浪费和管理资源浪费。单位能够通过合理的岗位调配及为职工提供更适合的个人价值展现平台，让员工不仅能够发挥自己的所学所长，同时能够稳定工作情绪，将单位真正作为自己发光发热的地方，从而更加积极主动的完成各项工作，实现制度、管理在执行力上的大幅度提升。加强机关事业单位人事档案管理质量不仅让单位内部有序运作，同时也能够极大的影响到机关事业单位在社会生活中的形象塑造，维护自身良好声誉，为单位的各项工作开展赢得更多社会层面的理解与支持，从而顺利推进各项工作的积极开展。

３加强机关事业单位人事档案管理的措施研究

前文我们就当前机关事业单位人事档案管理存在着的一些问题进行了分析，同时也强调了人事档案管理对单位当前建设与长远发展所具有的重要意义。想要切实强化机关事业单位人事档案管理，必须从以下几个方面入手，结合单位管理实际情况，寻找有针对性和有效的改革手段。

３．１树立档案管理重要地位

人事档案管理应该作为单位管理工作的重点来抓，在当前时期，人力资源管理已经成为一切企事业单位内部管理质量提升的关键和保证。对于机关事业单位来说，其重要性更是不言而喻。但是之所以在很长一段时间内，人事档案管理工作都未能切实的得到足够重视和未能被真正加强起来，其原因不仅在于意识层面的不重视，也在于学习层面的不积极。所以，尤其是单位领导层，要积极学习人事档案管理基本理论，要学习人事档案管理基本方法，要切实将管理工作与单位自身发展相结

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合，这样才能够打造一个良好的内部管理环境，让人事档案管理可

以积极有序的开展下去。

３．２加强信息化管理手段提升

信息化管理手段提升再多当前来说，已经不是一个新鲜的话题，但是真正将信息化落实到管理实际，对于许多单位来说却仍然需要走一段很长的路。尤其是对机关事业单位的人事档案管理工作而言，不仅需要有信息化的办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机等等，更加需要有信息化的管理头脑。让这些信息化管理设备的作用得到真正发挥，而不仅仅只是把它们当做新型的笔记本、记录本来用。此外，还要在单位内部搭建起具有部门兼容性、共享性、互通性的内部局域网络，同时加强各部门数据传输端口的统一规范，提升信息数据的传输效率，消除部门间信息孤岛，提升部门间信息共享，让人事档案管理团队能够在第一时间获取最正确有效的数据信息，实现档案信息的及时更新，为单位管理者、决策者进行科学决策提供有效依据。

３．３加强专业化人员培训

前文我们就专业化人员对人事档案管理所具有的重要影响进行了说明，在专业化人员培训方面，首先要重视基础技能的巩固和提升，没有基础，再多新观念、新技术都不会有用武之地。其次，要重视新观念、新技能的引进和培养，确保管理团队的管理意识与管理理念始终不落后于世界先进水平，帮助我们不断改进管理方法。再次，要特别重视绩效考评体系与管理工作实效的有机结合，从管理、使用、效率等多个方面加强对管理人员的绩效考评，同时也要对其他部门的管理工作配合程度进行积极评价，确档案管理工作能够得到最大范围的配合与支持，实现管理工作质量的切实提升。

参考文献

[1]文菲.行政单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].山西档案，2016（1）.

[2]张晓鹏.事业单位人事档案管理中存在的问题[J].经济与社会发展，2016（3）.

[3]秦涛.加强人事档案管理的思考[J].经济与社会发展，2015（12）.